La digitalización también está llegando a la documentación utilizada en el transporte por carretera. Uno de los cambios que deben conocer las empresas del sector es el DeCA en transporte, el Documento Electrónico de Control Administrativo.
Con la nueva regulación, determinados documentos de control utilizados durante los servicios de transporte deberán gestionarse de forma digital. Para las empresas, esto supone adaptar no solo la documentación, sino también los programas utilizados para generarla y conservarla.
¿Qué es el DeCA en transporte?
El DeCA (Documento Electrónico de Control Administrativo) es la versión digital de la documentación de control administrativo exigida en determinados transportes por carretera.
Su función es permitir que la información necesaria sobre el servicio esté disponible de forma digital y pueda ser consultada cuando sea requerida durante una inspección.
La normativa contempla tanto el transporte público de mercancías como determinados servicios de transporte público de viajeros.
¿Cómo debe generarse el documento DeCA?
No basta con rellenar un documento en papel y posteriormente escanearlo.
El documento DeCA debe generarse digitalmente a partir de los datos almacenados en una aplicación informática y siempre antes del inicio efectivo del servicio.
El archivo generado debe estar en formato PDF, tener un tamaño máximo de 5 MB e incorporar un código QR asociado a una dirección web única desde la que pueda accederse al documento.
Además, el sistema utilizado debe registrar la fecha y hora en la que se crea el documento y también cualquier modificación posterior.
Esto hace que el software utilizado por la empresa tenga un papel importante en la gestión del DeCA.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los DeCA?
La gestión del DeCA no termina cuando finaliza el transporte.
Los documentos electrónicos generados deben conservarse durante al menos un año, por lo que las empresas necesitarán disponer de un sistema que permita almacenarlos y recuperarlos cuando sea necesario.
En empresas que realizan numerosos servicios de transporte, gestionar estos documentos manualmente puede acabar generando una cantidad considerable de trabajo administrativo.
Software para gestionar el DeCA
La llegada del DeCA en transporte supone una oportunidad para revisar cómo se gestiona actualmente la información dentro de la empresa.
Un software de gestión o ERP puede permitir centralizar los datos relacionados con clientes, servicios, vehículos, operaciones y documentación, evitando tener información repartida entre diferentes programas, archivos o documentos.
Además, cuando los procesos están correctamente integrados, es posible automatizar parte de las tareas administrativas y reducir la introducción repetitiva de información.
El objetivo no debería ser simplemente cumplir con un nuevo documento digital, sino aprovechar el cambio para mejorar la gestión interna de la empresa.
¿Tu empresa está preparada para el DeCA?
Adaptarse al DeCA puede requerir revisar tanto los procesos internos como el software utilizado actualmente.
En BYLOT implantamos y adaptamos soluciones ERP para empresas, conectando diferentes áreas del negocio y automatizando procesos que todavía se realizan manualmente.
Si tienes una empresa relacionada con el transporte y necesitas preparar tu sistema de gestión para el DeCA, podemos estudiar cómo trabajáis actualmente y plantear una solución adaptada a vuestra operativa.