El DeCA (Documento electrónico de Control Administrativo) es uno de los documentos que deben acompañar a determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
Pero cuando llega el momento de prepararlo suelen aparecer las mismas dudas: ¿qué datos tengo que incluir?, ¿quién es el cargador contractual?, ¿qué matrícula debo indicar?, ¿qué ocurre si cambia el vehículo durante el transporte?
En esta guía vamos a explicar cómo rellenar un DeCA paso a paso, qué información es obligatoria y qué debes revisar antes de iniciar el transporte.
¿Qué datos necesitas para rellenar un DeCA?
Antes de preparar el documento conviene tener disponible la información del transporte.
Como mínimo, necesitarás identificar al cargador contractual y al transportista efectivo, indicar el origen y destino del envío, describir la mercancía y su peso, especificar la fecha del transporte e identificar el vehículo utilizado.
En determinados casos también será necesario indicar una autorización especial de circulación.
Vamos a verlo campo por campo.
1. Datos del cargador contractual
El primer dato que debemos identificar correctamente es el cargador contractual.
No debemos confundirlo necesariamente con la empresa en cuyas instalaciones se carga físicamente la mercancía.
El cargador contractual es la persona física o jurídica que contrata directamente con el transportista efectivo la realización del transporte.
En el DeCA deben aparecer:
Nombre o razón social.
NIF.
Domicilio.
Ejemplo:
Transportes Ejemplo S.L.
NIF: B12345678
C/ Ejemplo, 10 – 46001 Valencia
2. Datos del transportista efectivo
A continuación debemos identificar al transportista efectivo, es decir, la empresa o profesional que realiza materialmente el transporte.
Debemos indicar:
Nombre o razón social.
NIF.
Es especialmente importante diferenciar correctamente al transportista efectivo del cargador contractual cuando intervienen agencias de transporte, operadores logísticos u otros intermediarios.
3. Lugar de origen y destino
El DeCA debe identificar el lugar de origen y el lugar de destino del envío.
Por ejemplo:
Origen: Valencia
Destino: Madrid
La información debe permitir identificar correctamente el trayecto correspondiente al envío documentado.
Si una empresa realiza múltiples expediciones durante el día, es importante que cada operación pueda quedar correctamente identificada.
4. Naturaleza y peso de la mercancía
También debemos indicar qué mercancía estamos transportando y cuál es su peso.
No es suficiente con identificar únicamente al cliente o indicar que se transporta “mercancía”. La descripción debe permitir conocer la naturaleza de la carga.
Por ejemplo:
Mercancía: 12 palés de producto alimentario
Peso: 4.850 kg
Cuando por las características de la carga resulte difícil determinar previamente el peso exacto, la normativa permite utilizar otro tipo de magnitud que permita determinarlo.
5. Autorización especial de circulación
Este campo no será necesario en todos los transportes.
Cuando el vehículo tenga que circular amparado por una autorización especial de circulación, deberá identificarse dicha autorización en el documento.
En un transporte ordinario que no requiera este tipo de autorización, este apartado no tendrá aplicación.
6. Fecha de realización del transporte
Debemos indicar la fecha correspondiente a la realización del transporte.
Por ejemplo:
Fecha del transporte: 15/10/2026
Este dato permite asociar el documento con la expedición concreta que se está realizando.
7. Matrícula del vehículo
Otro de los datos esenciales es la identificación del vehículo utilizado.
Si el transporte se realiza con un único vehículo, se indicará su matrícula.
Cuando se utilice un conjunto articulado, deberán aparecer tanto la matrícula del vehículo tractor como la matrícula del semirremolque o remolque.
Por ejemplo:
Vehículo tractor: 1234 ABC
Semirremolque: R-5678-BCD
Además, si una vez iniciado el transporte se produce un cambio de vehículo, dicho cambio deberá quedar reflejado en la documentación de control.
8. Observaciones
El documento puede incluir también un apartado destinado a observaciones, reservas u otra información que las partes consideren útil.
Este campo permite reflejar circunstancias particulares relacionadas con el transporte cuando sea necesario.
Ejemplo práctico de un DeCA rellenado
Imaginemos una operación de transporte entre Valencia y Madrid.
El documento podría contener la siguiente información:
Cargador contractual
Distribuciones Ejemplo S.L.
NIF: B12345678
C/ Ejemplo, 10 – Valencia
Transportista efectivo
Transportes Prueba S.L.
NIF: B87654321
Origen
Valencia
Destino
Madrid
Mercancía
12 palés de producto alimentario
Peso
4.850 kg
Fecha del transporte
15/10/2026
Vehículo tractor
1234 ABC
Semirremolque
R-5678-BCD
Observaciones
Sin observaciones.
Con estos datos tendríamos identificados los principales elementos exigidos para documentar la operación.
¿Se puede automatizar la creación del DeCA?
Sí. Y precisamente aquí es donde la digitalización puede ahorrar bastante trabajo administrativo.
En una empresa que realiza pocos transportes puede ser asumible introducir manualmente los datos de cada operación.
El problema aparece cuando se gestionan decenas o cientos de expediciones.
En ese caso, muchos datos se repiten constantemente:
Clientes.
Transportistas.
Vehículos.
Direcciones.
Productos.
Pesos.
Orígenes y destinos.
Un sistema ERP puede centralizar esta información y utilizar los datos existentes en cada operación para facilitar la generación de la documentación correspondiente.
De esta forma se reduce la introducción manual de información y se disminuye el riesgo de cometer errores al preparar cada transporte.
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